Són 6.000 metres de passadissos en què hi ha, per exemple, documentació referent a la venda ambulant durant el juny de 2014. Aquí vénen a parar tots els arxius que es generen a la Gerència de Seguretat i Prevenció. Arriben en aquesta sala, on se'n fa el primer tractament i es deriven a l'arxiu definitiu. GEMMA SUBIRÀ, responsable d'arxiu de la Gerència de Seguretat i Prevenció "El que fem és, un cop la gent de les oficines i de les unitats, ha treballat amb aquests expedients i ha finalitzat el tràmit administratiu i la consulta no és freqüent, més o menys al voltant dels cinc anys es dóna transferència cap aquí, en aquests dipòsits i aquest arxiu." La destinació final de tots els expedients són aquests altres passadissos, en què es regulen les condicions de climatització, ventilació i llum per facilitar-ne la conservació. La documentació que hi ha es remunta a mitjan anys 90. Però més enllà de guardar-la, també s'encarreguen d'eliminar la que ja no cal preservar. GEMMA SUBIRÀ, responsable d'arxiu de la Gerència de Seguretat i Prevenció "Aquí es pot conservar, de manera habitual, fins als 15, 16 o 17 anys, i mentrestant anem aplicant la norma de conservació i eliminació: si hi ha alguna documentació que es pot eliminar perquè la norma marca 10 anys de conservació, directament l'eliminem des d'aquí." Amb aquestes instal·lacions, que van entrar en funcionament al febrer, s'unifiquen dipòsits fins ara independents i se'n facilita, a més de la conservació, la consulta per part dels usuaris.
Les noves instal·lacions, que van entrar en funcionament al febrer, tenen una capacitat de 6.000 metres lineals per emmagatzemar documentació. S’hi deriva tota la que es genera en els diversos organismes que depenen de la Gerència de Seguretat i Prevenció “un cop se n’ha finalitzat el tràmit administratiu i la consulta ja no és freqüent”, explica la responsable d’arxiu de la Gerència, Gemma Subirà.
La documentació s’hi conserva en condicions de temperatura, ventilació i llum controlades i es remunta a mitjan anys 90. A més de guardar-la, també és responsabilitat de l’arxiu eliminar la que, segons la normativa vigent, ja no cal preservar.
Des del nou espai, a més, es coordina el funcionament dels diferents arxius de gestió i es tramita el préstec i consulta de documentació als usuaris, de manera que, segons els seus responsables, es contribuirà a la transparència de l’àrea.
Les instal·lacions tenen una superfície de 870 metres quadrats, dividits en dues zones: una àrea pública, amb espai de consulta i recepció dels usuaris, i una altra de reservada, en què hi ha la zona de tractament documental i els dipòsits. Tot plegat ha tingut un cost d’un milió d’euros.
